こんにちは、ProgLean;編集部です。
働き方改革、生産性向上を助けるツール紹介シリーズの第２弾です。
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スケジュール管理のメリット
- 効率化
全ての仕事には「終わり」があります。無駄のないスケジュール管理をするためには、「終わり」から逆算して各タスクの期限を設定する必要があります。
期限を守る時に役に立つのが「スケジュール管理」です。なぜなら「何を」「いつまで」にやるか決めることで、自分の動きを可視化できるからです。
また、ついついダラダラとやってしまいガチな仕事も、「◯時まで」と決めることでスパッと次のタスクに切り替えることができます。
逆にスケジュール管理をしていないと、時間を大幅にロスする可能性が高いです。つまりスケジュール管理をすることは、時間のムダを防ぎ効率的に働くことにつながります。
- 明確化
スケジュール管理は「いま何をやるべきか」を明確にすることができます。
特に若手社員の間は様々なタスクが降ってくるので、いま何をすべきなのか曖昧になる時間が多いと思います。
でもスケジュール管理を通じてタスクの明確化をすれば、何をやるべきなのか迷子になる時間を減らすことができます。
- 優先順位の把握
「終わり」から逆算してスケジュール管理をすると、自然とタスクの優先順位付けができます。
「◯日までに本部長決裁を取る」
そのためには
「×日までに部長・課長への周知を済ませる」
あくまでも例ですが、こんな感じで重要なことが明確になってタスクの優先順位付けができます。
スケジュール管理をしないで仕事を進めると、重要な仕事(上の例の場合は「部長・課長への周知」)を見落としてしまいます。
スケジュール管理おすすめツール３選
- Googleカレンダー
https://calendar.google.com/calendar/
Googleアカウントさえあればすぐに利用することができます。
スケジュール管理に必要な「スケジュール共有」「Gmailに送られてきた予定の自動追加」等、便利な機能がそろっています。
初めての方はGoogleカレンダーで十分だと思います。
- サイボウズoffice
https://products.cybozu.co.jp/office/
色付けによる予定の種類分けなどホワイトボード感覚で使えます。
国産企業なので日本のビジネススタイルに合わせた仕様で、ユーザーニーズを反映しています。
- タイムツリー
最近CMがすごい流れているツールです。
スケジュール管理に特化していて、無料で200人までのグループでカレンダーを共有できます。
入力された予定ごとにディスカッションを気軽に行なうことができます。
最後に
次回はまたスケジュール管理編②です。
