こんにちは、ProgLearn;編集部です。
昨今働き方改革/生産性の向上が声高に叫ばれていますね。
でも働き方改革をしようとしている幹部達は「24時間働けますか？」の時代の人たちなので、
実際にどうしたら良いのかわからず部下が困っているという話をよく耳にします。
いきなり業務量が減ったり効率化できるような魔法は無いため、働き方改革の根底は末端ワーキンググループ・個々人の「タスク管理」「スケジュール管理」にかかっていると思います。
ということで、今日から複数回に渡って我々オススメのタスク/スケジュール管理ツールをご紹介します。
初回の今日はタスク管理です。
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タスク管理が必要な理由
まずは改めてなぜタスク管理が必要なのか考えましょう。
基本的にどの組織でもタスク管理はしています。でも「なぜそれをやっているのですか？」と聞かれて答えられる人は少ないと思います。
そこで我々が考えるタスク管理のメリットを挙げていきます。
- 進捗状況の可視化
タスク管理を行う際は各タスクをカンバン方式で管理します。そのためどのタスクがどこまで進んでいるかを可視化できます。
もし進捗状況が想定より悪ければ担当者に確認することで、問題を早めに潰すことが可能です。
- 無駄な作業の削減
「◯◯さんがやってくれていると思っていたのに。。。」「え、××さんもこれやっていたんですか！？」なんて経験あると思います。
タスク管理をすればどのタスクを誰が担当しているのか一目瞭然なので、こんな経験しなくて済みます。
- コミュニケーションコストの削減
イチイチ上司からタスクの進捗状況を聞かれることがなければ、上司も聞かなくて済みます。
わりとタスクの進捗状況チェックが原因で上司と部下の関係が悪化することも多いので、タスク管理におけるコミュニケーションコストの削減は大事です。
ここで無駄なコミュニケーションを取らなくて良い分、気軽な雑談などに時間を割いて社内風通しの良化に努めましょう！
おすすめツール３選
1.Trello
世界中で利用されているタスク管理の王道ツールです。
無料で全機能が使えることや利用できる人数に制限がないことが普及した理由だと思います。
無料で使える反面、機能面では他のツールに劣ります。
しかしTrello専用Chrome拡張機能が豊富なので、必要があればカスタマイズできます。
とりあえずタスク管理したことのない組織はTrelloを導入してみることをおすすめします。
2.backlog
Backlog（バックログ）はただタスク管理するだけではありません。
特徴はグラフ化です。backlogで準備してくれる材料を用いてタスクの進捗状況などを分析することができます。
「これ誰がやるの？」って状況に陥ることの多い組織は使ってみてください。
3.asana
asanaの特徴は使いやすさです。カンバン形式・リスト形式を選べるなど、カスタマイズも可能です。
またChromeと連携して「Toggle」を使えば、タスク消化に費やした時間を可視化できます。
最後に
次回はスケジュール管理ツールです！
